2022年1月1日から、電子帳簿保存法が施行されました。しかし、対応のため2年間の猶予期間が設けられ、実際は2024年1月1日から完全対応となります。
当社は社員数名の小規模な会社ですが、事業者としてこの法律に対応しなければなりません。開業以来税理士に頼らず、自分たちでできる事は自分たちでおこなってきたので、今回も自力で乗り切るつもりです。
そして、出来るならすべて無料で！
そう願いつつ調べた結果、有料の会計ソフトやクラウドサービスに費用をかけることなく、全て無料で対応できることが可能と判断できました。
電子帳簿保存法の対象は「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3つ
電子帳簿保存法の対象者は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者、つまり普通法人や公益法人、事業を営む個人事業主です。
また、対象書類は以下のとおりです。
- 国税関係帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、その他の帳簿（売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛金台帳、買掛金台帳）など
- 国税関係書類①：決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類など）
- 国税関係書類②：自己が作成した取引関係書類（見積書、契約書、請求書、領収証、注文書など）
- 国税関係書類③：相手方から受領した取引関係書類（見積書、契約書、請求書、領収証、納品書など）
- 電子取引：国税関係書類以外の書類（EDI取引、電子契約、メールデータ、ウェブ請求書や領収証など）
そして、これら書類を電子データで保存し、文書保存に関する負担軽減を図ることが、この法律の目的です。
しかし、紙の書類と違って電子データは改ざんされやすいため、真実性・可視性の確保において（保存方法において）、一定の要件を設けています。
その保存方法について定めたものが「電子帳簿等保存制度」「スキャナ保存制度」「電子取引に係る電子データの保存制度」の三制度です。
各制度で、上述の対象書類を分類すると、
- 電子帳簿等保存制度：国税関係帳簿、国税関係書類①
- スキャナ保存制度：国税関係書類②、国税関係書類③
- 電子取引に係る電子データの保存制度：電子取引（国税関係書類以外の書類）
となります。
いずれも税務署長の事前承認は不要、令和4年1月1日以降に備え付けを始める書類について、いつでもこの制度を始めることができます。
それぞれ、具体的に見てみましょう。
電子帳簿等保存制度
自分で、最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成している帳簿書類を、電子テータとして保存することを規定し、認める制度です。
【ポイント】
- 自分たちで最初の記録から一貫して作成している
- 電子計算機を使用して作成している
- 対応は任意（義務ではない）
スキャナ保存制度
スキャナ保存とは、既存の紙媒体の書類等をスキャンして読み取り、この読み取りデータを保存することで、 国税関係帳簿書類の保存義務を果たしたことになるものです（電帳法4条3項）。
【ポイント】
- 解像度：200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上による読み取りができる
- 色調：カラー画像による読み取りができる
- 対応は任意（義務ではない）
電子取引に係る電子データの保存制度
電子取引とは、具体的に以下のものを指し、これらを電子データとして保存することで、 国税関係帳簿書類の保存義務を果たしたことになるものです（電帳法4条1項）。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷（いわゆるハードコピー）を利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
そして、電子取引に係る電子データの保存制度のみ必須事項で、全ての事業者はこの制度による保存義務が課せられます。
答えは国税庁のパンフレットに書いてある
問題はここからです。
当社のような小規模企業や個人事業主は、この制度のために新たに費用をかけて、高額な会計ソフトを導入する余裕はありません。
しかし、「電子取引に係る電子データの保存制度」は全事業者の義務であるため、最低限この制度には対応しなくてはなりません。
今、ウェブ上でさまざま書かれている電子帳簿保存法の対応課題は、
- JIIMA認証ソフトを使わないといけないのか？
- タイムスタンプは必須なのか？
の2点です。
最初に答えを書いておきますが、この問いに対する答えは、どちらも「NO」です。上述の国税庁の各制度パンフレットに答えが書いてあります。
「JIIMA」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の頭文字をとったもの。そして、「JIIMA認証制度」は、市販の会計システムやソフトウェアなどが「電子帳簿保存法」の要件に適合しているか、法的要件を満たしているかをチェックし、認証する制度です。
この認証を受けた電子帳簿ソフト、スキャナ保存ソフト、電子取引ソフト（クラウドサービス）は、使用時に電子帳簿保存法で定められている個々の要件を確認する必要がなく、すぐに使用できるものです。
ですが、JIIMA認証ソフトは、ほとんどが有料のものばかり。新たに費用をかけることが困難な小規模企業や個人事業主にとっては、負担となります。
この法律が求めていることは、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点です。この2点さえクリアすれば、JIIMA認証ソフトを使うことも、タイムスタンプも必須ではなくなります。
そこで、国税庁が各制度ごとに発行しているパンフレットをもう一度読み解きながら、各制度に対する当社の対応策を述べておきます。
電子帳簿等保存制度には「円簿会計」
国税関係帳簿書類を電子保存するための要件は、国税庁のパンフレットに出ています。その中で、「優良電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2つに分類されています。
「優良電子帳簿」は、いわゆるJIIMA認証ソフトで、電子保存を行うための要件を全て満たしているものです。そして、この優良電子帳簿を使用している場合、申告漏れに課される過少申告加算税が5％軽減されます。また、所得税の青色申告特別控除（65万円）が適用できます。但し、これらの適用には、所轄の税務署長宛に届出書を提出する必要があります。
一方、「その他の電子帳簿」は、最低限以下を満たせば良いとされています。
- 関係書類等の備付け
帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備え付けを行うこと - 見読可視性の確保
帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンターならびにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと - 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと
所得税の青色申告特別控除はありませんが、国税庁のパンフレットによると、パソコンとプリンターを用意し、マニュアルがある何らかの会計ソフトを使用して、国税関係帳簿書類を電子保存しておけば、この法律に対応できていると捉えられます。
当社では、2022年度会計期より、帳簿及び決算書類の全てをクラウド円簿の「円簿会計」を使用して対応しています。この会計ソフトは「優良電子帳簿」ではありませんが、「その他の電子帳簿」として電子帳簿等保存制度に対応できていると判断しました。データの変更・訂正の際は必ず履歴が残り、会計年度が終了したデータは、一切訂正・削除ができなくなります。
使用料は一切かからず、ずっと無料で使用でき、OSやデバイスを選ばないクラウドサービスなので、小規模企業や個人事業主に適しています。
このサービスにより、国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）は、プリントアウトすることなくクラウド上に保存しておけます。また、決算書類は後述のGoogleドライブに保存しています。
スキャナ保存制度・電子取引に係る電子データの保存制度には「Googleドライブ」
電子データの保存において、課題となるのは「タイムスタンプ」です。
本来、文書保存の負担軽減を図る目的で始まった制度であるのにもかかわらず、タイムスタンプを付与しなければならないという新たな「負担」があるようでは、何のための制度かわかりません。
当初、「スキャナ保存制度」はタイムスタンプの付与が必須でした。
しかし、2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子データを訂正または削除した際に履歴が残るクラウドシステムで、あらかじめ決まった入力期間内にスキャンしたデータをクラウドシステムに保存したことが確認できれば、タイムスタンプは不要になりました。
また、「電子取引に係る電子データの保存制度」については、国税庁のパンフレットにも記載されているとおり、「改ざん防止のための事務処理規定を定めて守る」でも良いこととなりました。
事務処理規程とは、自社で電子データを保存するときの管理・保存ルールを書類としてまとめたものです。これは、「真実性」の確保を目的として使われます。
つまり、真実性を確保するためには、訂正削除機能やタイムスタンプ付与のあるシステムを使わなくてもよく、事務処理規定を作成・運用することで対処が可能です。
事務処理規定の雛形は、国税庁の「電子帳簿保存法関係・参考資料（各種規定等のサンプル）」にあります。
そして当社では、スキャナ保存・電子取引に係る電子データの保存に、無料のGoogleドライブを使用することとしました。
有料のGoogle WorkspaceのGoogleドライブはJIIMA認証ソフトですが、無料のGoogleドライブ単体は認証を受けていません。ですが、上述の通り事務処理規定を用意し、変更・削除の履歴が残るGoogleドライブであれば、電子帳簿保存法に対応可能と判断しました。
【参考文献】
Googleドライブを利用した電子帳簿保存法対応
Googleドライブなどのクラウドストレージで電子帳票保存法（電帳法）対応出来ないか国税庁に聞いてみた結果
電子帳簿保存法への対応まとめ
小規模企業の電子帳簿保存法への対応は、必ずしも有料のJIIMA認証ソフトを購入、または契約する必要はなく、無料のクラウドサービスを用いて十分に対応できることがわかりました。
対象となる国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引書類を、電子帳簿等保存制度・スキャナ保存制度・電子取引に係る電子データの保存制度に沿って適切に保存しておくことができれば、この法律への対応はできていると考えられます。
上記の通り捉えた当社は、国税関係帳簿書類を無料で利用できる「円簿会計」にて記録し、電子取引に係る電子データの保存は無料のGoogleドライブに全て保存することとしました。
電子取引に係る電子データの保存においては、無料にてサービスを提供している「マネーフォワード クラウドBox」を使うことも良いかと思います。当社も一度検討しましたが、日頃使用していて慣れているGoogleドライブの方が、使いやすいと判断しました。
【参考文献】
国税庁：電子帳簿等保存制度特設サイト
電子帳簿保存法とは？基本を分かりやすく解説！（契約ウォッチ）
コメント
データの保存期間が、3期分ですが、法律で7年間保存が義務なのは、どうされているのでしょう？？
お返事が遅れ、申し訳ございません。
「データ保存期間が3期分」は、「円簿会計」のことでしょうか？
このソフトの場合、期が終了した決算書類及び帳簿類を全てPDFに変換してGoogleドライブに保存しています。
Googleドライブは、アクセスしていない場合2年で削除されてしまいますが、アクセスさえしていれば保存期間に制限はありません。
この回答が質問と違う場合は、ご一報ください。